Como organizar a papelada

Papelada - trabalhe com documentos e suporte de documentação para gerenciamento nesta organização em particular, regida por GOST R 51141-98 "Papelada e arquivamento. Termos e definições". Organização do trabalho de escritório é a organização do registro, armazenamento e uso de documentos recebidos, enviados e internos nas atividades atuais da empresa.

Manual de instruções

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Ao organizar o trabalho administrativo, determine se a sua empresa, organização, unidades ou filiais territorialmente remotas tem alguma, leve esse fato em consideração e considere um mecanismo para interagir com essas unidades. O sistema administrativo neles deve ser idêntico ao da sede, a fim de evitar problemas durante o registro e a papelada.

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Pense em qual das formas de papelada existentes você usará: centralizada, mista ou descentralizada. Sua escolha determina a estrutura da empresa (se possui unidades geograficamente remotas) e o equipamento técnico do serviço de gerenciamento de escritório. Se este serviço é pequeno e não é fornecido tecnicamente, parte de suas funções é transferida para as unidades. Nesse caso, a papelada mista ocorre. Caso este serviço esteja equipado com todo o pessoal, hardware e software necessários, essa forma de manutenção de registros será centralizada.

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Em cada unidade estrutural, selecione uma unidade de pessoal especial que executará a papelada. Se isso não for possível, nomeie outro funcionário que combine o desempenho de suas principais funções com a função de funcionário.

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Determine o número e a nomenclatura de casos, que incluirão todos os documentos recebidos, enviados e internos. Se estes são documentos de uma organização superior (principal), eles são submetidos ao chefe para consideração; documentos de organizações subordinadas devem ser submetidos à consideração do vice-chefe encarregado de trabalhar com eles. Assim, apelos dos cidadãos - àquele deputado, a quem é confiada a obrigação de trabalhar com a população.

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Depois de identificar o círculo de correspondentes, crie um classificador pelo qual você possa determinar imediatamente a qual grupo de correspondência este documento pertence. Por exemplo, atribua o código 01 para autoridades públicas, código 02 para letras de uma organização superior, código 03 para fornecedores, código 04 para clientes, etc. Isso ajudará a otimizar a movimentação de documentos dentro da organização.

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Decida de que forma o fluxo de trabalho será realizado - em revista ou cartão. Ambos os formulários são implementados em programas especiais de gerenciamento de documentos eletrônicos. Se você ainda não pode adquirir esse programa, use os diários de registro eletrônico de documentos, pois eles podem ser executados no Excel.