Como salvar documentos e formulários

As atividades financeiras de qualquer empresa são estritamente controladas por órgãos fiscais, estatísticos e outros órgãos governamentais. Qualquer transação com uma conta corrente, qualquer movimentação de dinheiro deve ser confirmada por documentos e refletida nas demonstrações financeiras. Portanto, manter documentos e formulários rígidos de relatório (se usados) é uma necessidade vital.

Manual de instruções

1

Os períodos em que os documentos e formulários devem ser armazenados estão especificados na cláusula 8 do artigo. 25 do Código Tributário da Federação Russa. Em particular, para documentos contábeis e aqueles necessários para calcular e pagar impostos, o período de armazenamento é definido para 4 anos. O mesmo se aplica aos documentos que servem como confirmação do pagamento dos impostos e da renda recebidos pela empresa e para as organizações - e as despesas incorridas.

2

A Lei Federal "Sobre Contabilidade" aumenta o período de armazenamento estabelecido para esses documentos em um ano, ou seja, a organização deve manter os principais documentos contábeis por pelo menos cinco anos.

3

Formas de responsabilidade estrita também pertencem ao "principal". Como servem como confirmação de pagamentos em dinheiro feitos sem o uso de caixas registradoras, os termos estabelecidos no "Regulamento sobre a implementação de liquidações e (ou) liquidações usando cartões de pagamento sem o uso de caixas registradoras se aplicam aos termos e condições de seu armazenamento"

4

Mantenha cópias dos espaços em branco usados ​​em sacos embalados e selados. As malas devem ser sistematizadas e assinadas. Após o término do período de armazenamento de cinco anos, mas não antes de um mês após o último inventário e verificação do relatório do produto, destrua os espaços em branco dos formulários com base no ato de cancelamento. O ato é assinado pelos membros da comissão, que inclui o chefe da empresa. O mesmo procedimento de cancelamento é fornecido para formulários incompletos ou danificados descuidadamente.

5

Para armazenar a documentação contábil principal e os formulários de relatório rigorosos, selecione, se possível, uma sala de arquivamento separada. Equipe-o com armários à prova de fogo equipados com selos. O acesso a ele deve ser limitado com base em uma ordem apropriada assinada pelo chefe da empresa. A ordem deve estabelecer o procedimento para usar o arquivo e contabilizar a emissão dos documentos nele armazenados.

"O regulamento sobre a implementação de liquidações e (ou) liquidações usando cartões de pagamento sem o uso de caixas registradoras".