Como otimizar contratos de fornecimento

A documentação da empresa deve ser mantida em ordem. Para que você possa encontrar facilmente o contrato certo para o fornecimento de mercadorias, entre outros documentos comerciais, vale a pena criar uma prateleira ou pasta separada para eles. Mas não é só isso. Os próprios contratos também devem ser simplificados.

Manual de instruções

1

Reúna todos os contratos que deseja colocar em ordem e avalie-os. Preste atenção na frequência com que eles são concluídos e com quais parceiros. Isso ajudará você a escolher uma maneira de classificar documentos.

2

Se houver muitos parceiros, uma maneira de organizar os contratos até a data de sua conclusão é mais adequada. No caso em que, por um longo período, os contratos são concluídos com as mesmas empresas, eles podem ser agrupados em uma categoria separada (pasta) pelas contrapartes. E, em alguns casos, basta organizar os acordos em ordem alfabética pelos nomes das empresas parceiras.

3

Qualquer que seja o método escolhido, não esqueça que pastas volumosas são muito inconvenientes de usar. Revise os contratos e remova da pilha comum aqueles que expiraram. Crie uma pasta separada para eles. Esses contratos geralmente são aplicados apenas caso a caso, no trabalho diário eles não são necessários.

4

Ao organizar contratos em ordem cronológica, siga os princípios gerais de manutenção e armazenamento de documentação. Nas pastas usadas com frequência, os contratos concluídos recentemente estão localizados na parte superior. Abaixo estão os documentos com um prazo anterior. Ao arquivar no arquivo, pelo contrário, o primeiro deve estar no topo e o último contrato concluído abaixo.

5

Use marcadores, etiquetas, marcadores e outros materiais de escritório para separar visualmente uma categoria da outra. Verifique se esses delimitadores estão claramente destacados na pasta. Isso facilitará bastante a pesquisa dos documentos necessários.

6

Depois que todos os contratos de fornecimento de mercadorias forem dispostos em uma pasta de maneira adequada, compile um registro de documentos. Pegue na capa ou coloque em uma pasta em cima de todos os contratos. Deixe linhas em branco no registro. Ao inserir um novo contrato, insira informações sobre ele no registro.