Documento de transmissão universal (UPD): regras de preenchimento, aplicação

O documento de transferência universal (UPD) foi desenvolvido pelo serviço tributário com o objetivo de excluir da circulação os documentos que se duplicam e se alongam, dificultando o processo de parceria, relatórios fiscais.

O Documento de Transmissão Universal (UPD) foi desenvolvido em 2011, mas era usado ativamente apenas em 2013, quando entrou em vigor a Lei Federal nº 412. Regula as relações entre parceiros de negócios, pessoas jurídicas e serviço tributário. Inicialmente, o documento tinha o status de uma única remessa, ou seja, eles poderiam substituir a fatura, mas até o final de 2013 o Serviço Fiscal Federal havia proposto um projeto sobre a possibilidade de usar o UDM como um relatório para apresentação ao serviço tributário. É permitido formular e enviar o DLC nos formatos escrito e eletrônico.

O que é UPD

O formulário UPD foi desenvolvido de forma a permitir a inserção simultânea de dados de dois documentos, sem perder posições e informações. A UPD é dotada das funções do documento contábil primário e inclui os detalhes da fatura. É baseado no formulário da fatura, complementado pelas posições da DPU (documento contábil primário). O formulário é aprovado pela resolução especial nº 1137 do governo da Federação Russa. Segundo ele, a UPD contém:

• dados (elementos) inseridos na fatura das mercadorias,

• seções e colunas do conhecimento de embarque

• itens e itens da fatura para liberação de mercadorias,

• ato completo de aceitação ou transferência de fundos.

A UPD é ajustada regularmente, são introduzidas alterações, correspondentes a mudanças na prática e nas regras de negócios, relatórios. Os oficiais que formam o DLC devem monitorar suas alterações e segui-las rigorosamente. Os últimos ajustes são datados de julho e outubro de 2017 e incluem a inserção dos identificadores do contrato (contrato, contrato), adição de uma coluna para refletir o código do produto, declaração aduaneira. As alterações introduzidas são registradas como um adendo à resolução ou uma resolução independente. As últimas são as resoluções nº 625 e 981 do governo da Federação Russa.

Objetivo e principais funções do documento

A UPD pode ser usada para a finalidade a que se destina - para a transferência de mercadorias (valores) ou relatórios - e grandes empresas de qualquer tipo, e empreendedores particulares, individuais, independentemente do modo em que são tributados. Mesmo aqueles que, por qualquer motivo, estão isentos de IVA, podem usar a UPD como documento principal nos seguintes casos:

• ao fazer suprimentos e contratos funcionarem,

• serviços de gravação fornecidos e recebidos,

• preencher transações para a transferência de propriedade de qualquer tipo de propriedade,

• ao considerar operações e serviços de mediação.

A legislação prevê e permite o uso do TCD em 2 casos (opções) - como fatura e documento que fixa a transferência de algo, apenas como um documento que reflete a movimentação de valores.

Se o segundo status do uso da UPD for praticado, não será necessário indicar os dados da fatura, pois é apenas uma confirmação da transferência de ativos. A fatura, se necessário, pode ser emitida em um formulário separado, na forma de um apêndice à demonstração contábil.

Os formulários selecionados e o tipo de registro da UPD (em papel ou eletrônico) são necessariamente refletidos em documentos na política contábil e tributária da empresa.

Quando e para quem posso usar o UPD

A lista completa dos casos em que o Documento de Transferência Universal pode ser usado está publicada na carta oficial do serviço tributário da Rússia, datada de outubro de 2013. Por exemplo, a lista de aplicativos econômicos incluía:

• remessa não de transporte de mercadorias ou objetos de valor diretamente ao comprador ou ao seu representante autorizado,

• expedição de mercadorias com o subsequente transporte e transferência para o comprador,

• fixação do trabalho realizado e entrega do objeto ao cliente,

• transferência de propriedade de bens móveis e imóveis,

• transferência de valores (mercadorias) sob um contrato de comissão ou agência.

Uma carta do serviço tributário de janeiro de 2014 aprovou os recursos e funções adicionais da UPD - a ausência de restrições quanto ao escopo do documento, a possibilidade de fixar operações com ele, não apenas com a Rússia, mas também com contrapartes estrangeiras que não possuem referência territorial (registro) no território da Federação Russa. Ou seja, contribuintes e agentes comerciais, contadores têm o direito de adicionar documentos adicionais ao documento, necessários para registrar todas as nuances da transação, detalhes e dados, aplicar o formulário para refletir as operações com parceiros estrangeiros.

Regras para preencher um documento

Antes de começar a preencher o DLC, você deve atribuir a ele um status 1 ou 2. Esse atributo é para fins informativos e. de fato, determina as regras pelas quais o documento é formado. A UPD com status 1 é uma fatura e um ato (documento de transferência), necessariamente numerados. UPD com o documento de 2 transferências (primário) necessário, no qual não é necessário preencher as colunas que são características apenas da fatura. Eles também são numerados, de acordo com a ordem dos atos primários elaborados.

Os especialistas das empresas podem colher amostras do preenchimento da UPD de ambos os status no site oficial do Serviço Fiscal Federal ou no escritório local da instituição. Além disso, nos recursos temáticos da Internet de contabilidade ou impostos, existem instruções detalhadas para o preenchimento do DLC, que incluem:

• regras para determinar o status

• a posição da pessoa autorizada a redigir e endossar o documento,

• procedimento de exibição de bens ou serviços,

• dados sobre o produto que devem ser indicados, uma lista de documentos e seu tipo,

• regras para determinar a entidade econômica na UPD,

• detalhes específicos da exibição de dados sobre os participantes da transação, acordos previamente assinados entre eles.

Os documentos compilados, independentemente do status, são registrados ou duplicados nos documentos comerciais e contábeis da empresa.

Correção de erros na UPD

Ao preparar qualquer documento, incluindo o UPD, nem todos os dados podem ser inseridos ou erros podem ser cometidos. O Federal Tax Service fornece recomendações não apenas sobre o princípio de relatar esse tipo, mas também sobre como corrigir erros ou eliminar deficiências.

O procedimento para fazer alterações depende do status do documento:

• um erro no custo das posições (mercadorias) - um novo documento é criado, com o número original sendo salvo, a data da modificação é inserida na linha correspondente (1a),

• um erro nos detalhes do remetente ou destinatário das mercadorias, número de documentos de pagamento ou dados alfandegários - preenchendo um novo formulário com a preservação do número original, inserindo dados precisos,

• um erro no documento original sem afetar a fatura - cruze com uma linha, para que os dados de origem sejam lidos e indique o novo valor (custo) na parte superior) marcado como "fixo e assinado,

• se uma das operações indicadas (UPD status 2) estiver isenta de imposto - corrija a versão original e elabore uma fatura como complemento.

As correções não exigem a preparação de uma nova UPD e sua inclusão nos documentos contábeis da empresa.